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Avec l’augmentation de l’utilisation des logiciels de gestion d’entreprise, les documents papier sont devenus obsolètes. Les entreprises qui fournissent des coffres-forts numériques deviennent de plus en plus. Parmi eux, Arkevia. Définition, avantages et utilisation, on vous présente ce coffre-fort digital.
Comment se connecter à myarkevia ?
Pour entrer sur myarkevia, c’est très simple. Suivez ces étapes :
- Visitez la page de connexion de myarkevia
- Remplissez votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter. Ce dernier vous est transmis à l’inscription. Cependant, nous vous recommandons de le modifier directement pour une meilleure sécurité.
- Une fois que vous serez sur votre espace, vous verrez l’écran de connexion
- Si vous n’arrivez pas à vous connecter, contactez l’assistance ou consultez les options de dépannage.
En cas d’oubli du mot de passe, saisissez l’adresse mail fournie lors de l’inscription, ainsi que votre SIREN. Vous recevrez alors un nouvel identifiant et un nouveau mot de passe pour accéder à myarkevia.
Voyez vos papiers RH en quelques étapes
Premièrement, il convient de noter que myarkevia est accessible en ligne, depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone mobile. Vous pouvez donc accéder à vos documents à partir de votre maison ou votre bureau et ce, 24h/24 et 7j/7. En plus, son utilisation est assez facile. Pour consulter vos documents en ligne, voici comment procéder :
- Accédez à la page de connexion myarkevia en suivant le lien officiel http://www.myarkevia.com
- Suivez les étapes décrites plus tôt pour pouvoir accéder à votre espace numérique
- Voyez vos papiers.
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Découverte de Arkevia
Arkevia est un coffre-fort numérique, communément appelé coffre-fort électronique salarié. Il est conçu pour conserver des documents importants de façon sécurisée, tels que :
- Les bulletins de paie
- Les documents produits par TEAM SRH
- Les factures
- Les pièces d’identité
- Les diplômes…
Le logiciel a été développé par le groupe Cegedim. Sa technologie avancée et son haut niveau de sécurité permettent d’envoyer des documents confidentiels entre les utilisateurs connectés. Il s’agit d’une solution fiable pour la protection des données.
Les bienfaits de l’utilisation d’Arkevia pour l’entreprise
Le coffre-fort numérique salarié offre de nombreux avantages. On peut citer :
L’archivage à valeur probante
Les données stockées sur Arkevia ont une valeur légale, notamment grâce à la signature électronique apposée par les utilisateurs. Elles peuvent donc être destinées aux mêmes fins que les documents papier officiels.
Une sécurité maximale des documents
Sur le coffre-fort électronique, vos données seront protégées contre les pertes et les vols. De plus, l’accès est sûr et garanti, même en cas de départ de l’entreprise. Vous seul aurez accès aux documents stockés sur votre coffre-fort numérique.
Une optimisation des tâches et une économisation de temps
De leur côté, les RH n’auront plus à imprimer les documents à partager avec les salariés. Cela entraîne aussi des économies sur le papier. Quant au personnel, il peut télécharger les pièces justificatives à tout moment, sans avoir à passer par les RH. Tout le monde est donc avantagé !
Une meilleure image
Le recours à Arkevia améliorera l’image de l’entreprise, car il s’agit d’une démarche à la fois écologique et moderne.
De multiples possibilités
Les bulletins de paie peuvent être obtenus au format PDF et signés. De même, des documents peuvent être attachés à ceux-ci. Pour les bulletins de salaire, ils peuvent être conservés sur l’outil pendant 50 ans.
Opérationnalité d’Arkevia
Du côté de l’employeur
L’employeur peut téléverser des archives digitales dans le coffre-fort virtuel. Il peut alors les transmettre à ses employés quand bon lui semble. Il est à noter que les fichiers entreposés sur Arkevia sont fortement protégés. Néanmoins, l’employeur est tenu de toujours avertir ses employés s’il décide de leur envoyer leurs bulletins de salaire par voie électronique et non en version papier, même s’il n’est pas obligé de solliciter leur consentement préalable.
Du côté de l’employé
Chaque fois que l’employeur partage des documents avec l’employé, ce dernier reçoit une notification par mail, l’invitant à consulter son coffre-fort numérique. Grâce à Arkevia, il est possible de créer des dossiers pour une meilleure gestion des archives digitales. Il est à noter que l’employé peut aussi choisir de recevoir ses documents sous forme papier. Il doit alors en faire la demande à son employeur dans un délai de 30 jours, à sa première journée de travail. Si ce n’est pas le cas, l’archivage se fera automatiquement en version numérique.
